Cuando un propietario quiere vender una vivienda, tiene que facilitar al notario un documento denominado certificado de deudas con la comunidad de propietarios. Consiste en un requisito que la Ley de Propiedad Horizontal obliga a aportar por la persona que vende el inmueble.

¿Qué es el certificado de deudas con la comunidad de propietarios?

El certificado de deudas con la comunidad de propietarios es un documento privado con el que el administrador o secretario de la comunidad autentifica la existencia o no de cuotas pendientes de pagar a una fecha concreta por parte del titular de una vivienda.

Hay que tener en cuenta que cualquier vivienda que se encuentre en régimen de propiedad horizontal, genera unos costes relacionados con los servicios comunes de la comunidad en la que se ubica. Estos desembolsos, por ejemplo, sirven para la limpieza de las zonas comunes o las reparaciones de un ascensor, entre otros.

¿Para qué sirve y cuando se utiliza el certificado de deudas con la comunidad de propietarios?

Este certificado es un documento que no tiene naturaleza informativa. El objetivo de su emisión no consiste solamente en informar al titular de la existencia o no de una deuda con la comunidad de vecinos. Su finalidad es certificar cuál es el estado contable de una propiedad ubicada en la urbanización o edificio que pertenece al régimen de propiedad horizonal.

El certificado de dudas con la comunidad de propietarios se usa en dos situaciones:

• En los casos de reclamación judicial de dudas al propietario: en este supuesto, dentro de toda la documentación necesaria, además de la demanda de reclamación de cantidad, se debe incluir el certificado de deuda con la misma fecha en la que se realiza la reclamación.
• Cuando se cambia la titularidad de la propiedad: en este caso la notaría solicita el certificado de deudas con la comunidad de propietarios cuando se firma un contrato de compraventa, una adjudicación de herencia o una donación.

Existe un contexto frecuente en el que se hace necesaria la presentación de este documento para comprobar que el propietario no tiene deudas con la comunidad hasta la fecha. Se trata de cuando se quiere vender una vivienda.

En este caso, si el comprador no exonera al vendedor de este trámite, va a pedir que se emita este certificado. Este documento debe estar presente cuando se haga oficialmente la transmisión de la vivienda ante un notario.

Si el comprador no dispone de este certificado, tendrá que asumir las deudas que existan respecto a las mensualidades o anualidades de la finca durante el año actual y los tres anteriores.

¿Quién puede pedir el certificado de deudas con la comunidad de propietarios?

Normalmente, este documento se solicita cuando se va a cambiar la titularidad de una propiedad, por lo que lo más frecuente es que su expedición sea solicitada por parte del comprador. Sin embargo, su expedición solo puede realizarse por parte de la administración a favor del propietario que aparezca en Registro de la Propiedad.

Por otro lado, la expedición de este documento solo puede ser solicitada y emitida para ser enviada a los propietarios actuales de la vivienda por cuestiones relacionadas con la preservación de la privacidad y el cumplimiento de la Ley de Protección de Datos.

Plazo, contenido y actuaciones que requiere el certificado de deudas

El plazo para emitir este documento es de siete días naturales desde la fecha en que se solicitó. Debe ser emitido antes de la fecha en que se firme la escritura de transmisión.

Este documento debe contener:

• La fecha en la que se expidió.
• Identidad de quien lo emite (secretario o administrador de la comunidad de propietarios).
• Nombre del titular o propietario que figura en el Registro de la Propiedad.
• Identidad de la comunidad de vecinos.
• Cantidad de la deuda hasta el momento de la fecha de expedición. Deben indicarse las mensualidades no pagadas por el propietario.

Las actuaciones que son necesarias para solicitar el certificado de deuda son:

• Solicitar extractos de las cuentas bancarias.
• Comprobación de las cuentas contables.
• Revisión de las cuentas financieras de la comunidad de vecinos.
• Atención personal, telemática o telefónica de la persona solicitante.

El administrador o secretario de la comunidad de propietarios es quien asume la responsabilidad de la veracidad del contenido del certificado de deudas en caso de negligencia.

Es el secretario o administrador quien está obligado a emitir este certificado y entregarlo al interesado. Por su parte, el presidente debe dar el visto bueno al documento.

En conclusión, el certificado de deudas con la comunidad de propietarios se considera un requisito y trámite necesario en cualquier venta de una propiedad. Es importante solicitarlo con la suficiente antelación para que los demás trámites puedan realizarse en tiempo y forma.